Produção
Fila de produção na gráfica: como cumprir o prazo
Prazo cumprido começa na ordem da fila. Neste artigo: como achar o gargalo, ordenar os pedidos por data de entrega, calcular a capacidade real da máquina e prometer só o que cabe no turno.
Resposta curta: para cumprir o prazo, ordene a fila pela data de entrega prometida, comece pela máquina que é o gargalo e some, em cada pedido, o acerto e o tempo de rodar. Só então confira se a carga cabe no turno. Ordem de chegada é o jeito mais comum de atrasar um pedido que poderia ter saído a tempo.
Gráfica não é fábrica de linha reta. Cada pedido tem papel, formato, cores e acabamento diferentes, e cada troca custa acerto. Por isso a mesma carga de trabalho pode fechar o dia sem atraso ou com um cliente esperando na porta, dependendo só da ordem. A conta abaixo mostra isso com horários.
Primeiro passo: ache o gargalo
Gargalo é a etapa em que o trabalho se acumula e que decide a data de entrega de tudo que passa por ela. Na maioria das gráficas é a offset nos dias de tiragem grande, a guilhotina ou a dobradeira no fim do mês e a laminação quando entra uma leva de cartões e capas. Para achar o seu, olhe onde os pedidos esperam: a máquina que tem sempre uma pilha de papel na frente é o gargalo, não a que fica ociosa de tarde.
Ache o gargalo antes de montar qualquer fila, porque é ele que dita o ritmo. Uma máquina folgada à frente de um gargalo só produz estoque parado. O esforço de organização rende mais quando entra primeiro na etapa mais apertada. Para saber o custo de cada máquina, veja como calcular a hora-máquina.
Capacidade real: quanto a máquina entrega por dia
O erro mais caro de prazo é planejar com a velocidade do manual. A conta que vale é a do que a máquina entrega com o seu papel, a sua tinta e o seu operador, descontando o tempo que ela não está rodando. Veja o exemplo de uma offset de 4 cores que roda 6.000 folhas por hora na prática, com ficha técnica de 8.000.
| Item | Valor | Como se chega |
|---|---|---|
| Turno de trabalho | 8h = 480 min | Sem contar almoço |
| Manutenção e limpeza | − 40 min | Rotina diária da máquina |
| 4 acertos de 30 min | − 120 min | Um por pedido, não importa a tiragem |
| Tempo rodando | 320 min | 480 − 40 − 120 |
| Velocidade real | 100 folhas/min | 6.000 por hora, e não os 8.000 da ficha técnica |
| Folhas no dia | 32.000 | 320 × 100, contra 48.000 da conta ingênua |
São 32.000 folhas no dia, e não 48.000. A diferença de 16.000 folhas é o que costuma virar atraso: quem prometeu prazo com 48.000 na cabeça descobre às 16h que a conta não fechava. Para medir a sua velocidade real e o que sai por perda de material, veja também perda técnica na gráfica.
Quanto cada pedido ocupa a máquina
tempo do pedido = acerto + ( folhas ÷ velocidade real por hora )
Quatro pedidos na mesma offset, com acerto de 30 minutos cada e velocidade de 6.000 folhas por hora:
| Pedido | Acerto | Rodando | Total |
|---|---|---|---|
| A | 30 min | 12.000 ÷ 6.000 = 2h00 | 2h30 |
| B | 30 min | 4.000 ÷ 6.000 = 40 min | 1h10 |
| C | 30 min | 9.000 ÷ 6.000 = 1h30 | 2h00 |
| D | 30 min | 3.000 ÷ 6.000 = 30 min | 1h00 |
| Total | 2h00 | 4h40 | 6h40 |
Os quatro somam 6h40 de máquina, o que cabe no turno de 8 horas. A questão agora é a ordem, porque cada pedido tem uma data diferente.
A mesma carga, duas ordens: o que muda no prazo
A máquina começa às 08h00. Primeiro, na ordem em que os pedidos chegaram ao balcão:
| Pedido | Serviço | Máquina | Prazo do cliente | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| A | Folhetos, 12.000 folhas | 08h00 às 10h30 | Amanhã, 12h | Dentro |
| B | Convite de evento, 4.000 folhas | 10h30 às 11h40 | Hoje, 11h | Atrasa 40 min |
| C | Catálogo, 9.000 folhas | 11h40 às 13h40 | Em 2 dias | Dentro |
| D | Cartões, 3.000 folhas | 13h40 às 14h40 | Hoje, 16h | Dentro |
O convite de evento prometido para as 11h só sai às 11h40. Agora a mesma fila, ordenada pela data de entrega:
| Pedido | Serviço | Máquina | Prazo do cliente | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| B | Convite de evento, 4.000 folhas | 08h00 às 09h10 | Hoje, 11h | Dentro |
| D | Cartões, 3.000 folhas | 09h10 às 10h10 | Hoje, 16h | Dentro |
| A | Folhetos, 12.000 folhas | 10h10 às 12h40 | Amanhã, 12h | Dentro |
| C | Catálogo, 9.000 folhas | 12h40 às 14h40 | Em 2 dias | Dentro |
A máquina trabalhou as mesmas 6h40 e terminou no mesmo horário. A única coisa que mudou foi a ordem, e com ela o atraso sumiu. Esse é o ganho de organizar a fila: não é produzir mais, é produzir na sequência em que cada cliente precisa receber.
Passo a passo para montar a fila do dia
- Liste todos os pedidos em aberto com a data e a hora de entrega prometidas.
- Marque o gargalo e comece a fila por ele. As outras etapas se ajustam ao que ele consegue entregar.
- Calcule o tempo de cada pedido: acerto mais folhas divididas pela velocidade real.
- Ordene por data de entrega, do que vence primeiro ao que vence por último.
- Some os horários na sequência e confira se cada pedido termina antes do prazo, já descontando o acabamento que vem depois.
- Se algum pedido estoura, troque a ordem, divida a carga entre duas máquinas ou renegocie a data antes que ela vença.
- Dentro de um mesmo prazo, junte pedidos com o mesmo papel e formato para poupar troca de material.
- Deixe a fila à vista da equipe e atualize quando um pedido termina, para o plano do dia nunca ficar velho.
Como prometer prazo sem estourar a fila
Na hora do orçamento o prazo vira promessa, e é aí que muita gráfica se complica. A regra é simples: a data que você fala é a da fila que você tem, e não a da fila que gostaria de ter. No exemplo, a offset já tem 6h40 comprometidas hoje. Chega um pedido de 10.000 folhas, que pede 30 minutos de acerto mais 1h40 rodando, ou seja, 2h10.
6h40 mais 2h10 dão 8h50, e o turno tem 8 horas. O pedido novo não cabe hoje. Ele começa a rodar amanhã cedo, e o acabamento só começa depois que a impressão acaba. Prometer entrega para o fim do dia de amanhã seria atraso garantido; a data honesta é a seguinte, e dizer isso no balcão custa menos do que explicar depois.
Se o cliente não aceita a data, a conta mostra as saídas: encaixar o pedido antes de outro que tenha folga, rodar em uma máquina digital se a tiragem permitir ou fazer hora extra com o custo na ponta do lápis. Qualquer uma é melhor do que prometer e descumprir. Acompanhar o prazo cumprido mês a mês também ajuda; veja os indicadores que todo dono de gráfica deve acompanhar.
Erros comuns na fila de produção
Fila por ordem de chegada
O erro: Rodar o que chegou primeiro, mesmo quando o pedido de baixo na pilha vence hoje.
O certo: Ordene por data de entrega prometida, e só depois por conveniência de máquina. No exemplo, a mesma carga de 6h40 atrasa o convite na ordem de chegada e não atrasa ninguém na ordem de prazo.
Planejar com a velocidade da ficha técnica
O erro: Usar 8.000 folhas por hora porque está no manual da offset.
O certo: Meça a velocidade que a máquina entrega com papel, tinta e operador reais. Com 6.000 por hora e quatro acertos, o dia rende 32.000 folhas, e não 48.000.
Esquecer o acerto de cada pedido
O erro: Contar só o tempo de rodar e prometer o prazo como se a máquina já estivesse pronta.
O certo: Some o acerto de cada pedido na conta. Em tiragem curta, os 30 minutos de acerto pesam mais do que a impressão em si.
Prometer prazo sem olhar o que já está na fila
O erro: Dizer "fica pronto amanhã" na hora do balcão, sem somar as horas que a máquina já tem comprometidas.
O certo: Antes de dar a data, some a carga em aberto da máquina e o acabamento que vem depois. Se a conta estoura o turno, a data é a do dia seguinte.
Ignorar o acabamento depois da impressão
O erro: Planejar só a offset e descobrir na hora de entregar que o corte, o vinco ou a laminação estão parados.
O certo: Trate cada etapa como uma fila própria. A fila da impressão pode estar em dia e a da guilhotina, atrasada, e é a mais lenta das duas que decide a data.
Fila na cabeça de uma pessoa só
O erro: Só o dono sabe qual pedido vem depois, e a produção para quando ele sai.
O certo: Deixe a fila visível para quem opera. Quadro na parede ou quadro no sistema: o que vale é todo mundo ver a mesma ordem.
Onde o Cromari entra na fila
Planilha e quadro branco funcionam até o dia em que o pedido muda de mãos no meio do turno. O Cromari guarda o andamento no próprio fluxo:
- Etapas na sua ordem: você configura as etapas do processo (arte, impressão, acabamento, expedição, o que fizer sentido na sua gráfica) e a sequência delas.
- Quadro de produção: os itens aparecem em colunas por etapa e você os move conforme avançam, com a equipe vendo o mesmo quadro.
- Lead time medido: a tela de lead time mostra quanto os pedidos levam em cada etapa, por etapa ou por pedido, e sinaliza os que ficam acima da média. É o dado que falta para trocar a velocidade do manual pela velocidade real.
O fluxo completo, do orçamento à expedição, está no guia do fluxo de trabalho da gráfica. Para calcular a hora da sua máquina agora, use a calculadora de hora-máquina.
Perguntas que sempre aparecem
Como organizar a fila de produção de uma gráfica?
Ordene os pedidos pela data de entrega prometida, comece pela máquina que é o gargalo e some, para cada pedido, o acerto e o tempo de rodar. Depois confira se o que está comprometido cabe no turno. No exemplo deste artigo, quatro pedidos somam 6h40 na offset: na ordem de chegada um deles atrasa 40 minutos, na ordem de prazo nenhum atrasa.
Qual pedido vai primeiro quando todos são urgentes?
O que vence primeiro, entre os que a máquina consegue entregar. Se dois vencem no mesmo horário, vai na frente o que tem acabamento mais demorado depois da impressão, porque ele precisa de mais tempo de sobra. Pedidos com o mesmo papel e formato podem ficar um atrás do outro para poupar troca de material, desde que isso não passe um pedido urgente para trás.
Como saber a capacidade real da minha máquina?
Cronometre alguns pedidos de verdade, do fim do acerto ao fim da tiragem, e divida folhas por minutos. Use a média e não o melhor dia. Depois desconte manutenção, limpeza e um acerto por pedido. Em uma offset de 6.000 folhas por hora, um turno de 8 horas com 40 minutos de manutenção e quatro acertos de 30 minutos rende 32.000 folhas.
Como prometer prazo que eu consiga cumprir?
Some a carga que a máquina já tem em aberto, o acerto e o rodar do novo pedido e o tempo do acabamento. Se o total passa do turno de hoje, a impressão começa amanhã. No exemplo, a offset já tem 6h40 comprometidas e um pedido novo de 10.000 folhas pede mais 2h10 (30 min de acerto e 1h40 rodando): são 8h50, que não cabem em 8 horas. Esse pedido começa a rodar no dia seguinte, e o acabamento vem depois.
O que fazer quando entra um pedido urgente no meio do dia?
Veja o que está rodando e o que está na frente, calcule quanto o novo pedido empurra cada um e decida com a conta na mão. Se empurrar alguém para depois da data prometida, avise o cliente antes do prazo vencer. Um aviso com antecedência custa muito menos do que uma entrega atrasada sem explicação.
O Cromari organiza a fila de produção?
O Cromari tem um quadro de produção em que cada pedido avança por etapas que você configura na ordem do seu processo, e a tela de lead time mostra o tempo que os pedidos levam em cada etapa e destaca os que ficam acima da média. Ele não monta a fila por você: a decisão da ordem continua sendo sua, mas ela fica visível para a equipe e a medição do tempo real sai do próprio fluxo, sem planilha paralela.
Veja a produção da sua gráfica em um quadro só
No Cromari, cada pedido anda pelas etapas do seu processo, a equipe enxerga a mesma fila e a tela de lead time mostra onde o tempo se perde. Teste e veja o andamento sem planilha paralela.
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