Finanças da gráfica
Fluxo de caixa na gráfica: pagar, receber e capital de giro
Você paga o papel antes de receber do cliente. Neste artigo: a conta do capital de giro em reais, como o prazo do fornecedor e o prazo do cliente mudam o seu caixa e como organizar contas a pagar e a receber.
Resposta curta: o caixa da gráfica aperta quando o prazo que você recebe é maior que o prazo que você paga. A diferença, em dias, multiplicada pelo custo diário dos jobs, é o capital de giro que precisa estar disponível. Com recebimento em 45 dias, pagamento em 28 e R$ 63.000 de custo de job por mês, são R$ 35.700 financiados por você.
A boa notícia é que esse número se move com decisões que estão na sua mão: entrada na aprovação do orçamento, prazo do cliente e prazo do fornecedor. E a ferramenta que sustenta essas decisões é a mesma: contas a pagar e a receber lançadas por vencimento, vistas em calendário e projetadas dia a dia.
A conta do capital de giro, passo a passo
Exemplo de uma gráfica que fatura R$ 90.000 por mês e gasta R$ 63.000 em material e terceiros nos jobs. A folha, o aluguel e as demais despesas fixas ficam de fora desta conta para ela ficar simples, mas elas vencem no calendário do mesmo jeito.
| Passo | Resultado | Como chegou lá |
|---|---|---|
| Prazo médio que você paga | 28 dias | Papel, tinta e serviços de terceiros, ponderado pelo valor de cada compra |
| Prazo médio que você recebe | 45 dias | Tudo que o cliente paga em boleto ou parcelado, ponderado pelo valor de cada venda |
| Descompasso | 17 dias | 45 menos 28: nesses dias o dinheiro já saiu e ainda não voltou |
| Custo dos jobs por dia | R$ 2.100 | R$ 63.000 de material e terceiros no mês, divididos por 30 |
| Capital de giro necessário | R$ 35.700 | 17 dias × R$ 2.100: é o dinheiro que precisa estar no caixa para a conta fechar |
Para calcular o seu prazo médio, pondere pelo valor: uma compra de R$ 10.000 a 30 dias pesa mais que uma de R$ 500 a 7 dias. A média simples dos prazos engana, porque dá o mesmo peso ao boleto pequeno e ao grande.
Repare que o número não é lucro nem prejuízo. A gráfica do exemplo pode ter margem saudável e, ainda assim, precisar de R$ 35.700 para sustentar o ciclo. É por isso que gráfica com bom preço e bom faturamento também quebra: o dinheiro existe no papel e não existe no caixa.
Quatro cenários para diminuir o descompasso
| Cenário | Como o cliente paga | Prazo médio de recebimento | Descompasso | Capital de giro |
|---|---|---|---|---|
| Como está hoje | 45 dias, tudo no vencimento | 45 dias | 17 dias | R$ 35.700 |
| Prazo do cliente em 30 dias | 30 dias, tudo no vencimento | 30 dias | 2 dias | R$ 4.200 |
| 40% de entrada na aprovação | 40% no dia 0 e 60% em 45 dias | 27 dias | Nenhum | R$ 0 |
| Fornecedor negociado para 35 dias | 45 dias, tudo no vencimento | 45 dias | 10 dias | R$ 21.000 |
A entrada de 40% na aprovação é a alavanca mais forte: 40% do valor entra no dia 0, os outros 60% em 45 dias, e o prazo médio vira 27 dias (0,6 × 45). Passa a ser menor que os 28 dias do fornecedor, e a gráfica deixa de financiar o cliente.
Se você precisar financiar o descompasso no banco, os juros entram no custo do pedido. Como exemplo, 3% ao mês sobre R$ 35.700 são R$ 1.071 por mês que sairiam do seu lucro.
Contas a pagar: o que lançar e como
- Lance no dia da compra, com o vencimento. O boleto do papel entra na lista com o fornecedor, o valor e a data. É o vencimento que diz a sexta-feira em que o caixa aperta.
- Marque o que é gasto da fábrica. Aluguel do galpão, energia das máquinas e manutenção vão para o rateio do GGF. Se ficarem misturados com a despesa da empresa, o preço de venda sai errado.
- Cadastre o que se repete uma vez só. Aluguel, internet, contador e software entram como recorrentes, com frequência e data final.
- Olhe a semana, não só o dia. O começo do mês costuma concentrar folha, aluguel e imposto. Veja o calendário e mova o que dá para mover (prazo do fornecedor, data de cartão) antes de o dia chegar.
- Registre o pagamento com a forma e a data. Pago de verdade é o que sai da conta, e a baixa fecha o título.
Contas a receber: o pedido vira título
O erro mais comum em contas a receber é lançar o dinheiro só quando ele cai. O correto é abrir o título quando o pedido é confirmado, com o cliente, o valor e as datas de vencimento de cada parcela. Assim você enxerga, por cliente e por dia, o que está para entrar.
- Parcelas: um pedido de R$ 6.000 em três vezes são três títulos de R$ 2.000, cada um com seu vencimento. Se um cliente atrasa a segunda, a primeira e a terceira continuam certas.
- Atraso: título vencido e não recebido precisa aparecer em destaque, separado do que está dentro do prazo. Cobrança começa no dia seguinte ao vencimento, e não quando o saldo falta.
- Recebimento parcial: cliente que paga metade tem metade baixada, e a outra metade continua aberta com o mesmo vencimento. Não se apaga o título nem se cria um novo, para não perder o histórico.
Uma semana no fluxo de caixa (exemplo)
Saldo inicial de R$ 14.000 na segunda. Cada linha mostra o que entra, o que sai e o saldo no fim do dia.
| Dia | Entra | Sai | Saldo no fim do dia |
|---|---|---|---|
| Segunda | Entram R$ 8.500 de duplicatas de clientes | Saem R$ 3.200 de papel e R$ 1.100 de energia | R$ 14.000 + R$ 8.500 − R$ 4.300 = R$ 18.200 |
| Quarta | Entram R$ 2.000 | Saem R$ 9.800 de folha e encargos | R$ 18.200 + R$ 2.000 − R$ 9.800 = R$ 10.400 |
| Sexta | Não entra nada | Saem R$ 12.000 de fornecedor de papel e R$ 2.500 de aluguel | R$ 10.400 − R$ 14.500 = −R$ 4.100 |
A gráfica do exemplo fecharia o mês com lucro, mas a sexta-feira fica R$ 4.100 negativa. Vendo isso na segunda, você tem cinco dias para cobrar um título, negociar o vencimento do papel ou antecipar uma entrada. Vendo na sexta, só resta o cheque especial.
Cinco erros comuns
Olhar só o saldo do banco
Erro: Achar que a gráfica vai bem porque o saldo hoje é de R$ 30.000, sem olhar o que vence nos próximos dias.
Correção: Saldo é o passado. Fluxo de caixa é saldo mais o que entra menos o que sai, dia a dia. Na semana do exemplo acima, a gráfica começa com R$ 14.000 e termina na sexta com R$ 4.100 negativos, sem ter tido prejuízo no mês.
Lançar a despesa só quando paga
Erro: Deixar para registrar o boleto do papel no dia em que ele sai da conta.
Correção: Lance na hora em que a compra acontece, com o vencimento. Só assim o sistema mostra, com antecedência, a sexta-feira em que o caixa fica negativo. Conta lançada depois de paga serve para conferência, não para decisão.
Vender com prazo sem somar o custo do prazo
Erro: Dar 45 dias para um cliente grande e cobrar o mesmo preço do cliente que paga à vista.
Correção: Prazo é dinheiro seu emprestado ao cliente. No exemplo, 17 dias de descompasso exigem R$ 35.700 de giro. Se você precisar buscar esse dinheiro no banco, os juros são custo do pedido e precisa estar no preço.
Misturar despesa de fábrica com despesa da empresa
Erro: Colocar no mesmo balaio o aluguel do galpão, a energia das máquinas e a assinatura do contador.
Correção: Marque o que é gasto da fábrica na hora do lançamento. Esse dado é a base do rateio dos gastos gerais de fabricação e fecha a conta do preço de venda.
Esquecer a despesa que repete todo mês
Erro: Lançar o aluguel, a internet e o contador mês a mês, de memória.
Correção: Lance uma vez como despesa recorrente, com a frequência e a data final. O esquecimento do mês de dezembro, que costuma ser o mais apertado, deixa de acontecer.
Como o Cromari organiza pagar e receber
Contas a pagar, contas a receber, calendário e projeção ficam no mesmo sistema que faz o orçamento e a ordem de produção. Você não precisa redigitar o pedido na planilha do financeiro.
- Contas a pagar: lista e calendário, com o resumo do que vence hoje, do que está vencido e do total do mês. Cada conta leva fornecedor, forma de pagamento e vencimento, e o pagamento é registrado com um clique.
- Despesa de fábrica e recorrente: a classificação como despesa de fábrica (GGF) pede centro de custo e tipo de despesa. A despesa recorrente tem frequência mensal, trimestral, semestral ou anual, com data final opcional.
- Contas a receber: lista e calendário, com total a receber, em atraso e recebido. Ao vincular um pedido de venda confirmado, o título já vem com o valor e o número de parcelas da forma de pagamento escolhida. A situação do título pode ser pendente, parcial, pago, vencido ou cancelado.
- Alertas de vencimento: um resumo mostra as contas vencidas, as que vencem hoje e as dos próximos dias.
- Saldo e projeção: o saldo atual estimado, a projeção do fim do mês e o ponto crítico (o menor saldo do mês), com gráfico dia a dia. Se o ponto crítico ficar negativo, o sistema destaca.
- Conciliação bancária: você importa o extrato em OFX ou CSV e confere os lançamentos do banco com os do sistema.
O custo do pedido e a margem saem do orçamento, e o preço sai com o GGF dentro, então o caixa que você projeta é o que o preço de venda realmente entrega. Veja também o sistema completo para gráfica.
Checklist do caixa da gráfica
- Calcule o prazo médio que você paga e o que você recebe, ponderados pelo valor.
- Multiplique o descompasso pelo custo diário dos jobs e saiba o seu capital de giro.
- Lance toda compra no dia em que ela acontece, com o vencimento.
- Marque o que é gasto da fábrica e cadastre o que se repete como recorrente.
- Abra o título a receber quando o pedido for confirmado, com as parcelas.
- Olhe o calendário da semana na segunda-feira e confira o saldo mínimo projetado.
- Peça entrada na aprovação dos pedidos maiores e revise o prazo dos clientes que atrasam.
- Concilie o extrato com o sistema toda semana, e não só no fim do mês.
Para saber quanto precisa entrar para a gráfica fechar no azul, veja também o guia de margem de contribuição e o cálculo de GGF.
Perguntas que sempre aparecem
O que é fluxo de caixa em uma gráfica?
É o registro, dia a dia, do dinheiro que entra e do que sai, com a data em que cada valor vence. Ele mostra quanto de saldo você terá em cada dia, e não só quanto lucrou no mês. Na gráfica isso pesa mais que no comércio, porque você paga o papel e os terceiros antes de receber do cliente: um mês pode fechar com lucro e ter uma sexta-feira com caixa negativo.
Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber?
Contas a pagar são os compromissos que você tem com fornecedores, folha, aluguel e impostos, cada um com vencimento. Contas a receber são os valores que os clientes devem a você, normalmente de pedidos já entregues ou em produção. O fluxo de caixa é a combinação das duas listas, em ordem de data.
Como calcular o capital de giro de uma gráfica?
Calcule o prazo médio que você paga e o prazo médio que você recebe, ponderados pelo valor. Subtraia um do outro: se você recebe em 45 dias e paga em 28, o descompasso é de 17 dias. Multiplique pelo custo diário dos jobs (material e terceiros divididos por 30). Com R$ 63.000 de custo mensal, o custo diário é R$ 2.100 e o capital de giro necessário é R$ 35.700. Esse é o dinheiro que precisa estar no caixa, ou ser tomado emprestado.
Como reduzir o descompasso entre pagar e receber?
Três alavancas: encurtar o prazo do cliente, pedir entrada na aprovação do orçamento e alongar o prazo com o fornecedor. No exemplo do artigo, uma entrada de 40% na aprovação reduz o prazo médio de recebimento de 45 para 27 dias e zera a necessidade de giro. Encurtar o prazo do cliente para 30 dias reduz de R$ 35.700 para R$ 4.200.
O Cromari tem contas a pagar e a receber?
Sim. Contas a pagar tem lista e calendário, resumo do que vence hoje, do que está vencido e do total do mês, registro de pagamento com a forma de pagamento, fornecedor, despesa recorrente (mensal, trimestral, semestral ou anual, com data final opcional) e a marcação de despesa de fábrica com centro de custo e tipo de despesa. Contas a receber tem lista e calendário, resumo do total a receber, do que está em atraso e do que já foi recebido, vínculo com o pedido de venda confirmado e controle de parcelas. Há ainda calendário financeiro, saldo e projeção do mês e conciliação bancária por arquivo OFX ou CSV.
O Cromari avisa quando uma conta está para vencer?
Sim. Há um resumo de contas próximas do vencimento, com o que está vencido, o que vence hoje e o que vence nos próximos dias. O saldo e a projeção mostram o saldo atual estimado, a projeção para o fim do mês e o ponto crítico, que é o menor saldo do mês. Assim você enxerga a sexta-feira negativa antes de ela chegar.
Veja o caixa da sua gráfica antes de ele apertar
No Cromari, contas a pagar e a receber, calendário, saldo e projeção ficam no mesmo sistema do orçamento e da produção, com o GGF automático no preço. Teste com os dados da sua gráfica.
Continue o percurso
- O que é GGF e como calcular os gastos gerais de fabricação na sua gráficaGGF é a parte dos custos que não aparece na nota: aluguel, energia, supervisão. Aprenda a fórmula de rateio, as 5 bases de alocação e 3 exemplos numéricos de custo indireto unitário.
- Margem de contribuição na gráfica: guia prático com exemplo numéricoDiferença entre margem e markup, margem de contribuição por produto e como achar serviços que dão prejuízo na gráfica. Com exemplo numérico.
- 5 erros em precificação para gráficas que matam sua margemOs 5 erros mais comuns na precificação de gráficas, com exemplos numéricos: custo indireto esquecido, margem igual para todos, setup misturado e lista de preço fora de controle. Como corrigir cada um.
- Do orçamento à produção: o fluxo de trabalho da gráfica sem gargalosAs 7 etapas do fluxo de uma gráfica, do orçamento à expedição, e onde o prazo morre: fila de espera, retrabalho de aprovação e lead time que ninguém mede. Com o que medir em cada etapa.
- ERP para gráficas: como orçamento, produção e financeiro ficam no mesmo lugar
- GGF na prática: bases de rateio, fórmula e aplicação no preço
- Orçamentos para gráficas: custo, margem e aprovação do cliente
- Calculadora de aproveitamento de folha: peças por folha e custo por peça grátis